E-arkiv och informationssäkerhet del 1

För mig är informationsförvaltning och informationssäkerhet nära sammanhängande frågor med många gemensamma förutsättningar och problem. Det största gemensamma problemet är kanske att de sällan integreras sinsemellan och inte heller med det som kallas digitalisering. Eftersom jag fått uppdrag att skriva en bok om dessa frågor började jag fundera på hur jag skulle få en bättre bild av hur sambanden ser ut i praktiken. En fråga som utkristalliserade sig var e-arkiv som en del av informationsförvaltningen.

För att kunna förstå frågan på rätt sätt är det viktigt att först analysera betydelsen av ”arkiv” och därmed av ”e-arkiv”. Trots att det både säljs och köps s.k. e-arkivlösningar finns det ingen definition av vad detta skulle kunna vara. Jag kommer att återkomma till denna fråga i ett senare inlägg men här nöjer jag mig med att utgå från att e-arkiv är en process för att långsiktigt bevara digital information med autenticitet, spårbarhet, konfidentialitet, sökbarhet samt med processuella värden i behåll. Samtliga dessa krav kan finnas i olika grad beroende på den information som ska bevaras. Den som delar min bedömning om vad ska ses som ett e-arkiv är sannolikt beredd på att acceptera att informationssäkerhet och e-arkiv har starkt inbördes beroende. Min utgångspunkt är också att en stor del av allmänna handlingar ska bevaras över tid liksom en inte obetydlig del av den information som produceras i privata verksamheter. Även om kraven på konfidentialitet och tillgänglighet i de flesta fall klingar av så är ändå slutsatsen att e-arkivlösningar måste kunna erbjuda minst lika bra informationssäkerhet som de digitala lösningar som hanterar informationens mer aktiva skeden. För e-arkivet ökar istället kraven på autenticitet som kan sägas vara en kombination av spårbarhet och riktighet. Genom den aggregering av information som planeras i många e-arkivlösningar ökar också kraven på att skydda mot obehörig åtkomst. Utan att utveckla detta ytterligare så måste med dessa förutsättningar ett mycket aktivt informationssäkerhetsarbete omge e-arkiven med riskanalyser och informationsklassning m.m. på minst samma nivå som för andra digitala lösningar.

I en allt mer digital värld är jag också mycket nyfiken på hur dessa frågor ska lösas nationellt och om vi inte måste tänka på ett annat sätt när det gäller det långsiktiga bevarandet än vad vi gjort när det gäller pappershandlingar. För den oinvigde har Riksarkivet varit slutarkivet för de allmänna handlingar som produceras i statliga myndigheter som i långsam process likt sedimentering vandrar från aktivt skede via mellanarkiv till slutlagring. Digitaliseringen gör hela denna process onödig, de digitala handlingar som ska bevaras för eftervärlden skulle kunna överföras till slutarkiv i samma ögonblick som de skapas och en kopia hanteras i verksamheten. Ändå tycks tankegången fortfarande var densamma i praktiken och någon slags mellanarkiv för digital information byggas upp av Statens Servicecenter som outsourcar tjänsten till något av de stora leverantörerna. Jag ställer mig frågande till hela tanken i detta, att tjänsten byggs upp inte av den myndighet med ansvar och kompetens inom arkivområdet utan en annan, men också inför hur erbjudandet eller påbudet uppfattas av de myndigheter som förväntas delta.

Detta är bakgrunden till att jag i början av 2018 skickade ut en enkät till samtliga myndigheter, regioner/landsting och kommuner med följande frågor:

  1. Har ni tagit fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt 3 kap 1 § i RA-FS 2009:1? Om ja skulle jag, om möjligt, vilja ta del av den.

  2. Har ni en egen e-arkivlösning eller planerar ni att köpa en tjänst för det eller på annat sätt anlita utomstående?

  3. Om ni planerar att köpa en tjänst eller anlita utomstående: ser ni det som ett mellanarkiv? Vilken tidshorisont har ni för nyttjandet av tjänsten?

  4. Har ni en Plan för informationssäkerhet enligt 6 kap RA-FS 2009:1? Om ja skulle jag, om möjligt, vilja ta del av den.

  5. Om/när ni tagit fram en egen e-arkivlösning alternativt anlitat utomstående för tjänsten, har detta då föregåtts av en riskanalys och informationsklassning?

  6. Vilka är, som ni ser det, de viktigaste kraven på informationssäkerhet när det gäller e-arkiv?

Ur offentlighetsperspektivet är svarsfrekvensen dyster för detta är hur många som svarat till dags dato trots att förfrågan även innehöll en begäran om att få ta del av allmän handling:

62 kommuner (21 % av samtliga tillfrågade)

8 regioner/landsting (40 %)

86 myndigheter (24 %)

Några noteringar kan göras rörande de svarande. Bland kommuner är det påfallande att det snarare är de små kommunerna som ansträngt sig för att svara än de medelstora eller stora. Bland myndigheterna har universitet och högskolor varit exceptionellt bra på att svara (75 %). Av de myndigheter som ingår i eSam som är

 ”ett medlemsdrivet program för samverkan mellan 24 myndigheter och SKL. Samarbetet syftar till att underlätta och påskynda digitaliseringen av det offentliga Sverige.”

och som bland annat drivit på frågan om öppna data är det knappt hälften av de ingående myndigheterna som svarat på enkäten. Här skulle man kanske kunna önska litet mer av att leva som man lär och en vilja att förmedla information även i praktiken.

Hela tanken så som den formuleras idag är att ett ”e-arkiv” på något sätt är en applikation i egen regi, i samverkan, hos en myndighet eller i form av en molntjänst. Därför tyckte jag också att det var intressant att ställa frågor till olika typer av leverantörer hur de formulerat säkerhetskraven på sina lösningar. Här var svarsfrekvensen extremt låg när jag ställde dessa frågor:

  1. Kan ni redovisa på vilket sätt ni arbetat med informationssäkerhet i tjänsten?

  2. Vilka ser ni som de främsta informationssäkerhetsriskerna kopplade till tjänsten?

  3. Kan ni erbjuda tjänsten på olika skyddsnivåer? Är alla typer av information möjlig att hantera i dem?

  4. Vilka krav ställer ni på eventuella underleverantörer?

  5. Hur ser ni på ert ansvar i förhållande till användarna av tjänsten då det gäller att uppnå tillräcklig informationssäkerhet?

  6. Har ni ett eget internt ledningssystem för informationssäkerhet (LIS)?

  7. Har ni en utpekad informationssäkerhetsansvarig i er organisation?

  8. Har ni ett eget standardförslag på personuppgiftsbiträdesavtal och är det i så fall möjligt för mig att få ta del av?

  9. Är tjänsten planerad för att klara NIS-direktivet och civilt försvar?

Jag har på dessa frågor inte fått ett enda svar som inte varit av typen ”varför ställer du de frågorna” eller ”kan vi ta det per telefon istället”. Statens Servicecenter var dock mycket snabba och tillmötesgående och skickade över kravspecifikationen de använt när de försökt upphandla tjänsten e-arkiv. Min slutsats är att leverantörerna:

  1. Inte fått tydligt formulerade säkerhetskrav på sina tjänster

  2. Inte har tagit fram ett generellt presentationsmaterial som redovisar vilken säkerhet som deras tjänster erbjuder.

Att säkerhet i tjänsten inte är självklara frågor ser jag som mycket bekymmersamt och som en klar brist på mognad hos dessa tjänster vilket också komplicerar situationen för särskilt mindre organisationer som planerar att upphandla ett ”e-arkiv”.

I nästa blogginlägg kommer jag att redovisa de svar som inkommit från kommuner, landsting/regioner och myndigheter.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *