Informationssäkerhetens Mary Poppins

Antalet konsulter har tillväxt kanske inte explosionsartat men massivt under de senaste decennierna. Det skulle föra för långt att ta upp alla bakomliggande orsaker till detta i ett kort blogginlägg. Jag tänkte istället ägna mig åt litet självspäkning så här i slutet av sommaren och resonera litet om informationssäkerhetskonsulter och vilken eventuellt nytta eller skada vi kan bidra till. För dessa resonemang har jag inte något specifikt stöd gällande konsulter inom informationssäkerhetsområdet men utgår från forskning angående managementkonsulteri generellt. Tankarna som presenteras nedan bygger dock främst på mina egna erfarenheter från båda sidor upphandlingsbordet samt av de studier av de palimpsestlika konsultinsatser som man alltför ofta stöter på som konsult. Det vill säga de ofta flerfaldiga lager av tidigare uppdrag som inte lett till något varaktigt säkerhetsarbete men som lever kvar som bortglömda power points, ibland regelverk som är copy paste ur standarden och som resignation i organisationen: ”vi har ju redan försökt och det gick inte”.

Marknaden för informationssäkerhetskonsulter har som sagt växt. Många organisationer, både privata och offentliga, ser behov externa specialister för att förbättra sin säkerhet. Men flera faktorer försvårar redan i upphandlingsskedet.  En sådan faktor är att det är marknad där ”varan” saknar en tydlig definition för vad ska egentligen en sådan konsult ha för bakgrund och kompetens? När det inte ens finns en tydlig överenskommelse om vad informationssäkerhet ÄR och än mindre krav på enhetliga utbildningar med fastställt innehåll så är förvirring en självklar konsekvens. Vanligaste förvirringen är sammanblandningen av informations- respektive it-säkerhet där både leverantör och kund ofta har inriktning på teknisk säkerhet snarare än den organisatoriska säkerhet som är grunden för informationssäkerheten.

Leverantör och kund kan med denna bakgrund ha helt olika uppfattningar om vad som ska levereras. Genomgående har leverantörer ett kunskapsövertag – det är ju de som förväntas sitta på expertisen. Om kunden inte har gjort ett ordentligt förarbete med analys av vilken typ specialiststöd man egentligen behöver kan leverantören på olika sätt styra vad som faktiskt kommer att levereras. Detta moment 22, att man har alltid för litet intern kompetens för att kunna beskriva vad som behövs innan man har upphandlat kompetens, gäller inte bara för enskilda organisationer. Under åren har jag sett ett rätt stort antal gemensamma ramavtal som haft samma brist. Upphandlingen tycks formad av önskan att hitta en informationssäkerhetens Mary Poppins som bara glider in och fixar till saker utan att besvära organisationen.  Resultatet blir bland annat att rena teknikföretag kan kapa åt sig uppdrag där organisatorisk kompetens är helt nödvändig.

 


När ingen annan kan beskriva vad en ”informationssäkerhetsspecialist” är och vad som krävs för att arbeta som en sådan är det naturligtvis ett omöjligt krav att ställa att just den upphandlande organisationen ska göra det.  I ett antal upphandlingar och även anställningsförfarande har  varit med om att några yrkesgrupper anser sig kompetenta även om de aldrig arbetat med informationssäkerhet, läs militärer och poliser. Tidigare har jag skrivit om att informationssäkerhet fortfarande i hög grad är en erfarenhetsbaserad kunskap där juniora utövare lär sig av seniora dito. Men hur ska krav på denna typ av erfarenhet ställas i en upphandling och hur mycket enklare vore det inte med någon typ av examen kompletterad med praktik under x antal år? Under senare år har det dykt upp krav på att konsulter ska vara certifierade. Detta menar jag är ett attraktivt villospår. De certifieringar som ofta refereras till lider dels av att vara utformade främst för amerikanska förhållande, dels ha teknisk inriktning. Det är inte till mycket hjälp när man ska få till en organisatorisk styrning i en svensk kommun eller myndighet.Själv skulle jag alltid ge företräde till en konsult med akademisk examen i samhällsvetenskapliga ämnen framför någon med aldrig så många certifieringar men utan examen.

Ett trick som ibland har använts när upphandlingarna inte varit tillräckligt tydliga i kraven är att leverantören erbjuder en senior konsult men det sedan i praktiken blir juniora konsulter som får genomföra uppdraget. Till viss del kan sådana ageranden uppmuntras genom upphandlingens konstruktion och hur man hanterar dilemmat att å ena sidan försöka uppnå en trygg leverans av konsultkraft från leverantören, å andra sidan få tillgång till verkligt kvalificerade konsulter. Om betoningen läggs på att leverantörens förmåga att leverera kvantitet finns det en risk att konsulter ses som utbytbara. En annan nackdel är att mindre leverantörer utesluts från möjligheten att lämna anbud. Med risk att trampa folk på tårna är min erfarenhet att många av de mest kvalificerade konsulterna inom informationssäkerhetsområdet väljer att starta eget eller att arbeta i mindre bolag så att satsa på kvantitet i upphandlingen kan leda till att man kanske missar kvalitet.

Sedan är den upphandlingstekniska utformningen som ska formulera vad kunden prioriterar. Ska man göra en bred utannonsering eller räcker det med att vända sig till några få leverantörer? Är det priset, kvaliteten eller tiden som är viktigast? För offentliga organisationer finns också omfattande regelverk som LOU att följa när det gäller den här typen av frågor.

Ett mer grundläggande problem är hur man egentligen ska prissätta konsulttjänster. Fortfarande är den vanliga linjen att man använder timpris vilket är förståeligt men ofta vilseledande. För en duktig konsult kan naturligtvis leverera mycket mer kvalitet på kortare tid än en mer orutinerad. Ur kundens synvinkel får man alltså mer kvalitet till lägre pris om man väljer en dyrare konsult (under förutsättning att den dyrare konsulten verkligen är bättre). Det rimliga vore att sätta priset utifrån nyttan som levereras till kunden oavsett hur lång tid det tar att utföra uppdraget. Nu är det ofta så att upphandlingar görs av ett visst antal timmar vilket om det kombineras med alltför stor betoning av timpriset leder till att kunden får en sämre konsult till ett högre sammanlagt pris.  Jag menar också att det fordras en ansenlig mängd icke-fakturerbar tid för att utveckla sin kompetens och hålla sig uppdaterad vilket påverkar det som blir timpris ut.  För en medveten kund bör detta vara en aspekt värd att noggrant analysera innan upphandlingsunderlag skickas ut.

Kunder väljer ofta att upphandla x antal timmar eller ett fastprisuppdrag för att få kontroll och inte en löpande räkning utan slut. Själv brukar jag istället föreslå att kunden köper en timbank med fritt avrop. Då ligger makten hos kunden som inte behöver avropa fler timmar än man faktiskt använder och dessutom, om man inte trivs med konsulten, kan kunden på ett smidigt sätt avsluta relationen. Eftersom det ofta är svårt att avgöra hur omfattande uppdraget blir innan man börjar med en mer konkret planering så ger detta kunden en flexibilitet som på ett avgörande sätt kan minska kostnaderna för uppdraget. Jag tycker också det är rimligt att leverantören tar risken i affären eftersom man har kunskapsövertaget och möjligheten att påverka uppdragets utförande.

Det handlar ju också om att ställa krav som går att utvärdera på ett bra sätt vilket ju är något enklare för tekniska prylar än då man ska köpa mänsklig kompetens. Kompetensen är som sagt svår att beskriva vilket leder till att den är även är svår att kontrollera. Med beaktande att kunden ofta inte har möjlighet att göra en riktigt rättvis bedömning så tycker jag ändå att det finns vissa krav som kan leda till en bättre uppfattning om vad leverantörens erbjudande innebär. Exempelvis skulle jag numera som kund ställa krav på exakt vilka konsulter som är aktuella i anbudet samt efterfråga skriftprov och andra underlag som just dessa konsulter skrivit. Vid referenstagning skulle jag försöka tala med andra än den eller de som konsulten arbetar närmast hos en tidigare uppdragsgivare eftersom jag upplever att det är rätt vanligt att det finns en aningen symbiotisk relation mellan exempelvis informationssäkerhetsansvarig hos kunden och konsulten. Kunden bör också få möjlighet att träffa den tilltänkta konsulten för att skaffa sig en bättre bild av personen och det intryck den ger. Särskilt vikt bör i samtalet läggas vid vilken faktiskt erfarenhet av och förståelse för kundens verksamhet som konsulten har. Utan denna förförståelse kommer kunden att få betala för leverantörens kompetenshöjning då konsulten måste sätta sig in i förutsättningarna för kundens organisation. Men inte ens dessa varianter på krav garanterar på något sätt att man hittar ”rätt” konsult.

Inte bara kunden behöver göra analyser av chansen/risken för att uppdraget avlöper framgångsrikt. Även leverantören har all anledning att försöka klargöra hur redo kundens organisation är för genomförandet av det aktuella uppdraget. Inte så sällan tackar jag nej till uppdrag. Det kan handla om att kunden har satt en alldeles för snäv tidsram för att de organisatoriska åtgärderna ska hinna tas fram, processas, beslutas och genomföras eller att jag inte uppfattar att ledningen verkligen är beredd på vad som kommer att vara nödvändiga förutsättningar.

Om ett avtal sluts uppstår omedelbart ett antal nya frågeställningar. En del av dem uppkommer genom att leverantören och kunden inte har riktigt samma intressen. Många leverantörer är starkt inriktade på att genomföra uppdrag på sitt sätt, inte minst därför att det lönar sig bättre att ”ta från hyllan” än att utveckla saker tillsammans med kunden (såvida man inte har uppdrag på löpande räkning). Att vara alltför lyhörd och explorativ kan äventyra vinsten i ett fastprisuppdrag med definierad leverans men även uppdrag med begränsat antal timmar. Juniora konsulter är också av naturliga skäl rädda att släppa sargen och överge mallar som tagits fram av arbetsgivaren.

För en konsult är det också en svår balansgång mellan att göra för mycket alternativt för litet. Det är ofta svårt frestande att ta över alltmer av informationssäkerhetsarbetet, alldeles särskilt om förväntan finns på att man ska vara Mary Poppinslikt allfixande. Det är praktiskt för konsulten eftersom man då kan genomföra arbetet på sitt sätt vilket gör att man har kontroll och det på ett sätt går snabbare. För kunden kan det dock bli en nackdel om konsulten blir alltför dominerande eftersom man då riskerar få en leverans som inte är avpassad för verksamheten och att behovet av att bygga upp egen kompetens försummas. Om detta finns mycket mer att skriva men eftersom det är sommar och sol får det vänta till ett senare tillfälle.

Jag tror att vi måste bli mycket mer öppna om att det är svårt både att vara kund och att vara leverantör när det kommer till att upphandla konsulttjänster. En förbättrad dialog i de enskilda uppdragen där konsulten är följsam och öppen inför hur kunden uppfattar leveransen höjer kvaliteten inte bara i uppdraget utan kan bidra till en långsiktig utveckling av branschen.  Ja, det verkar självklart men vid ett stort antal tillfällen har jag träffat på kunder som varit missnöjda med tidigare konsult men inte tyckt sig kunna nå fram utan istället valt att så snabbt som möjligt avsluta uppdraget.

Vi måste också ha diskussioner generellt om hur man får till en bra upphandling där kund och leverantör har samförstånd om vad och hur uppdraget ska levereras och med vilken kompetens. Kanske kan informella men allmänt accepterade paketeringar av olika typer uppdrag tas fram. Detta försvåras dock av att det inte finns någon sammanhållande branschorganisation. En flink människa skulle ju också kunna ta fram en ratingsida där olika konsultinsatser betygssätt ungefär som ett restaurangbesök – det vore nog smärtsamt men nyttigt för många av oss.

 

E-arkiv och e-arkiv

Det är högintressanta tider då vissa frågor ställs på sin spets. I min begränsade värld är en av dessa frågor det så kallade e-arkivet, denna företeelse så omgiven av förväntningar och föreställningar.

Under den senaste tiden har två stora händelser timat inom området: Statens servicecenter misslyckades med sin upphandling av e-arkiv och SKL Kommentus Inköpscentral (fortsättningsvis kallad SKI) lyckades med sin. Det kan tyckas vara två mycket likartade händelser men ju mer man gräver så framstår skillnader allt tydligare. Jag är ju en enkel konsult vars främsta uppgift är att försörja mig men eftersom jag misstänker att ingen annan bättre lämpad funktion tänker göra någon analys av varför det gick som det gick fattar jag ändå pennan/tangentbordet. En brasklapp är naturligtvis att jag inte har den tid och de resurser som krävs för att göra en fullständig analys utan att jag enbart kommer att ta upp vissa aspekter som särskilt intresserar mig och då främst säkerhetskraven. I ingetdera fallet kommer jag att kommentera de konsulttjänster som ingår i upphandlingarna utan endast upphandlingen av själva tjänsten eller applikationen.

Bakgrund

För att förstå dessa upphandlingar behöver några basala förutsättningar slås fast.  Något som är självklart för den med litet insikt i arkivfrågor är att lagring av digital information inte täcker begreppet e-arkiv. Här finns dock inte utrymme att gå igenom alla intrikata aspekter men låt mig poängtera vissa grundläggande frågor:

  • Om vi särskiljer lagring och arkiv innebär arkiv den slutliga förvaringen av information som ska bevaras i hundra-, ja tusentals år. Att införa e-arkiv är alltså inte något som kan vidtas med en händelsehorisont på tio år.
  • I den svenska myndighetsvärlden råder en viss begreppsanarki där ”arkiv” kan betyda olika saker som en lokal, en institution och en myndighets bestånd av allmänna handlingar vilket jag skrivit om bland annat här.
  • En myndighet (inklusive kommuner och regioner) skapar och tar emot stora mängder information av vilka en del utgör allmänna handlingar som enligt huvudregeln ska bevaras för framtiden såvida inte ett formellt gallringsbeslut upprättas som sätter en gallringsfrist.
  • Gallring kan alltså ske efter olika lång tid vilket gör att viss information ska sparas för all framtid medan annan kan gallras efter viss tid. För pappersbunden information har man därför ofta skapat mellanarkiv för att avställa inaktuell information i väntan på långtidsbevarande respektive gallring.
  • Det är arkivmyndigheten som i huvudsak ska fatta gallringsbeslut. Här finns dock en mycket stor skillnad mellan statliga myndigheter och kommuner/regioner. För statliga myndigheter är Riksarkivet arkivmyndigheter medan i kommuner och regioner är deras egna styrelser som utgör arkivmyndigheter
  • En arkivmyndighet har inte bara uppgiften att fatta gallringsbeslut utan även ansvaret för bland annat arkivvård och tillsyn. I det nu aktuella sammanhanget är det en central förutsättning att när en arkivmyndighet tar hand om ett arkiv så är det också arkivmyndigheten som ”äger” arkivet. Arkivmyndigheten ansvarar för utlämnande av allmänna handlingar och den ursprungliga arkivbildaren (d.v.s. myndigheten som lämnat in) kan inte hålla på att rumstera om i informationen.
  • Trots att arkivredovisningen ska vara processorienterad och att vi idag har stora sammanhängande informationsinfrastrukturer med ett otal antal bärare är e-arkivfrågan fortfarande inriktad på att överföra informationsmängder från enskilda system för arkivering.
  • I den enkät jag gjorde 2018 bland myndigheter, kommuner och regioner var ett starkt intryck att e-arkivfrågan inte i någon högre grad kopplats samman med informationssäkerhet. Få att de tillfrågade hade gjort informationsklassningar och riskanalyser, ännu färre kunde redovisa säkerhetskrav att ställa på e-arkiv.

Ovanstående punkter sammantaget med att Riksarkivet, för att uttrycka det milt, inte är direkt sugna på att ta emot digital arkivinformation och det inte heller finns en övergripande strategi för den långsiktiga nationella arkivverksamheten försätter myndigheterna i en svår situation. Man har helt enkelt en exponentiellt växande digital informationsmängd att långsiktigt ta hand om utan det finns tydliga lösningar för hur det ska ske. Förutom myndigheters, kommuner och regioners vånda så är vi nog en hel del som känner en stor oro på samhällsnivå för de stora informationsförluster vi riskerar att göra. En informationsförlust som inte bara är ett stort hot mot dagens och framtida forskning utan också för vårt gemensamma minne. Det finns naturligtvis enstaka ljus i mörkret som Sydarkivera som förtjänar att lyftas fram men som helhet ser det tämligen mörkt ut.

Det är alltså i denna kontext som de två upphandlingarna ska sättas in och som kanske kan ge en förklaring till varför de utfallit som de gjort.

Vad skulle då upphandlas?

Inledningsvis kan slås fast att de två upphandlingsprojekten knappast kan ha haft mycket samröre. Olikheten i synsätt och begrepp är iögonfallande trots att det i båda fallen handlar om offentlig sektor och delvis överlappande verksamheter. En sak är dock den samma för båda upphandlingarna: det handlar inte om att upphandla en lösning för det långsiktiga arkivbehovet. I stället uppfattar jag det mer som att göra en quick fix i väntan på något mer bestående. Det är alltså möjligen lösningar för mellanarkiv vi pratar om där information av olika karaktär (allmänna handlingar och annat) lagras under en i arkivperspektivet begränsad tid för att därefter gallras, rensas eller föras över till en slutförvaring. Såvitt jag kan se handlar också lösningar om överföring från system till system eller från system till tjänst, ingen inriktning mot ett mer infrastrukturellt tänkande finns med. Jag är inte förvånad över detta men vill ändå betona detta.

Trots likheten i behov har SSC och SKI hamnat i två helt olika upphandlingar.

Statens servicecenter

SSC har sedan 2014 bedrivit sitt upphandlingsprojekt där också ett antal statliga myndigheter deltagit och varit utsedda som ”pilotmyndigheter” (bakgrunden finns här). Utifrån regeringsuppdraget lämnades en första delrapport 2015 med ett förord signerat både av SSC:s GD och riksarkivarien. Jag vill inte undanhålla läsaren sammanfattningen i rapporten som var följande (felstavning inkluderad):

Det finns goda förutsättningar för att skapa en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv.
· Det blir en minskad investeringskostnad och en besparing för staten som helhet.
· Bara genom att etablera ett gemensamt e-arkiv istället för sju separata för pilotmyndigheterna, sparar staten flera tiotals miljoner kronor.
· Det finns etablerade arbetsätt för e-arkivering
· Marknaden är mogen och det finns system och leverantörer.
· Sju pilotmyndigheter har skrivit på en avsiktsförklaring om att ansluta sig till tjänsten. Förutsättningar för fortsatt arbete:
· Regeringen behöver undanröja de juridiska hindren genom en förordningsändring.
· Statens servicecenter (SSC) och Riksarkivet förordar att projektet går vidare till krav- och upphandlingsfas, under förutsättning att regeringen bidrar med tillräcklig finansiering.

Även den som är luttrad från digitaliseringsprojektens närmast obligatoriska glädjekalkyler kanske ändå hoppar till litet vid sådana diffusa fördelar som att staten ska ”spara flera tiotals miljoner kronor”. Konstateranden som att det finns en mogen marknad för e-arkiv och dessutom etablerade arbetssätt för e-arkivering känns idag 2019 som önsketänkanden och var det ännu mer 2015.

Det var utgångspunkterna för projektet som visserligen har haft riksarkivarien som styrgruppens ordförande och en stilig projektdokumentation men som ändå slutade i att upphandlingen av en nationell molntjänst avbröts strax före jul 2018.

Vad SSC under fyra år försökt upphandla är alltså en molntjänst för ett stort antal myndigheters e-arkiv (om man ser till de tillväxtstaplar som presenterats i projektet):

Den ”tjänst” som Statens servicecenter efterfrågar i denna upphandling är således att betrakta som en sammanhållen leverans och ska inte förväxlas med begreppet ”Software as a service” (SaaS). Skillnaden är att den grundläggande arkivmjukvaran upphandlas i form av en programvarulicens medan de övriga delarna i leveransen upphandlas som en tjänst på månadsbasis.

Istället för en normal upphandling av molntjänsten valde SSC att göra en så kallad konkurrenspräglad dialog.

Statens servicecenter har valt konkurrenspräglad dialog som upphandlingsförfarande då det inte är möjligt att utforma samtliga krav på tjänsten i förväg. Med tanke på komplexiteten i uppdraget och de rättsliga förutsättningarna krävs dialog med erfarna leverantörer för att slutgiltigt utforma kraven.

Detta är enligt mig en mycket svår upphandlingsform inte minst när det gäller applikationer och molntjänster. För att kunna styra en sådan upphandling krävs en mycket fast hand från kunden för att inte hamna på olika typer av grynnor och skär. När då kunden redan inledningsvis skriver att man inte kunnat utforma kraven på tjänsten känns den fasta handen rätt avlägsen. Som säkerhetsintresserad börjar man skruva på sig; att upphandla en nationell molntjänst med en glidande kravspec känns…obehagligt.

Låt oss då se på säkerhetsinriktningen i SSC:s konkurrenspräglade dialog. För det följande är det viktigt att ha i åtanke att syftet med processen att nå fram till en leverantör av en molntjänst, d.v.s. en tjänst där stora mängder offentlig ackumuleras.  Kravet på tjänsten har varit att den ska kunna hantera den information som kundmyndigheterna väljer att stoppa in, även sekretessreglerad information. Däremot inte hemliga handlingar:

  • den förvaltningsgemensamma tjänsten för e-arkiv ska inte dimensioneras för hantering och lagring av hemliga uppgifter och handlingar. Hemliga uppgifter och handlingar ska därför fortsatt, och av kundmyndigheterna själva, förvaras på annat sätt

  • e-arkivet som sådant bör betraktas som säkerhetskänslig verksamhet – av betydelse för rikets säkerhet. Detta bland annat mot bakgrund av de stora informationsmängder, från många myndigheter, som ansamlas i lösningen och de konsekvenser som till exempel ett bortfall av tjänsten skulle kunna medföra för berörda verksamheter – och för samhället

Redan här väcks många frågor. Om man ser det potentiella e-arkivet som en säkerhetskänslig verksamhet enbart p.g.a av att det ansamlas stora informationsmängder varför då utan närmare argumentation välja en lösning som leder just till detta? Följden av beslutet har blivit att man valt att göra en upphandling med krav på säkerhetsskyddsavtal på nivå 1, alltså den högsta nivån. Detta ställer stora krav på leverantören som att införa en säkerhetsskyddsorganisation, att välja vissa specifika säkerhetslösningar och att införa utvidgade säkerhetskontroller av anställda. Förutom att säkerhetsskyddsåtgärderna av naturliga skäl kan minska effektiviteten i lösningen innebär ökade kostnader och därmed ökat utpris för kunden. Det innebär minskad integritet för anställda och i många fall även fördyrande krav i kundens egen verksamhet.

I detta fall ställer jag mig också tveksam till på vilket sätt e-arkivet om det inte upprätthåller tillgängligheten skulle utgöra ett hot mot Sveriges säkerhet liksom att antagonistiska hot skulle vara den primära risken (jag går inte djupare på den nya lagens syn på riktighet och tillgänglighet eftersom den är i bästa fall oklar).  Om detta synsätt sprids, d.v.s. att det visserligen inte är säkerhetskänslig information som kommer att hanteras i lösningen men vi kommer ändå att använda SUA, så kommer i princip varenda molntjänst som används i offentliga uppdrag av privata och offentliga aktörer att falla under säkerhetsskyddslagen. Om säkerhetsskyddslagens syfte är att skydda ”det mest skyddsvärda” så kan vi inte låta det gå inflation i tillämpningen så att den blir det nya normala. Jag vill bara framföra ett milt: sansa er och försök tänk på konsekvenserna av detta (även om utredningen som ny säkerhetsskyddslag hade en ytterst sangvinisk konsekvensanalys, återkommer till det i ett senare inlägg).

Det kanske mest häpnadsväckande är att informationsklassning och skyddsnivåer inte nämns vare sig i inbjudan eller bilagan. Utan kommentar förutsätts alla myndigheter ha samma behov av säkerhet och kravs ställs inte på leverantören att kunna leverera tjänsten på olika fastställda skyddsnivåer. Min fundering blir då vem som blir riskägare i det här konceptet om kundmyndigheten inte kan påverka tjänsten. Detta känns igen från SSC:s övriga tjänster vilket jag ser som ett grundproblem med hela konstruktionen.

Förutom detta ställde SSC även krav på certifiering mot ISO 27001 eller motsvarande icke-certifierat ledningssystem, SOA samt beskrivning av säkerhetskontroller. Detta är ett krav som måste finnas med men som i praktiken, enligt min erfarenhet, inte utgör en garant för ett väl fungerande säkerhetsarbete.

Hunnen så här långt i genomgången av upphandlingen pockar två frågor på. För det första har SSC begränsat antalet möjliga leverantörer mycket starkt. Fyra års utredande borde ha gett en marknadsanalys som påvisat att det finns mycket få svenska leverantörer som kan eller vill leverera på dessa villkor. Historien visar ju också att endast en leverantör återstod när upphandlingen avslutades. Den andra frågan är varför denna upphandlingen sker över huvud taget. Ett alternativ hade varit att gå ut i en vanlig ramavtalsupphandling där Riksarkivet kunnat bistå med expertkunskap på samma sätt som de nu gjort i SSC:s upphandling. Vad exakt tillför SSC som inte myndigheterna skulle kunna få i en direktrelation med leverantörerna? Eftersom man då skulle kunna få fler leverantörer skulle förhoppningsvis den koncentration som påkallat säkerhetsskydd kunnat undvikas (ja, här ligger en mycket, mycket större fråga om den totala mängden tjänster hos leverantörerna och ramavtalens oligopolskapande kraft men jag hinner inte ta den nu).

Till detta kommer en bilaga med ganska ordinära säkerhetskrav. Några reflektioner kan dock göras. Påfallande många av kraven är inexakta av typen att leverantören ska beskriva vilken säkerhetsfunktionalitet finns. En förvånansvärt stor andel av det som kan kallas säkerhetskrav ägnas åt fysisk säkerhet. Och som sagt: nivåer saknas. Sammantaget skulle det skapa stora svårigheter för kundmyndigheten att bedöma vilken den faktiska säkerheten i leveransen blir.

Om man summerar SSC:s kravbild inklusive orimliga krav som att leverantören ska ha erfarenhet av att tillämpa Riksarkivets FGS i praktiska lösningar vilket i princip är en omöjlighet eftersom det knappt finns några FGS:er så undrar jag om SSC verkligen velat ha en leverantör. I förtroende har leverantörer förmedlat att har saknats dialog trots den upphandlingsform som valt och som bygger på just dialog. Trots att endast en leverantör återstått under det sista året har upphandlingen rullat på och därefter avslutats bland annat med motiveringen att det var för få leverantörer. I upphandlingsunderlaget återkommer följande formulering:

Under avtalstiden kan uppdraget komma att begränsas eller på annat sätt förändras med anledning av författningsändringar eller förändrade uppdrag för Statens servicecenter. Bland annat kan det bli aktuellt för statliga myndigheter att ansluta till en så kallad statlig molntjänst.

Med tanke på att företrädare för SSC ofta vädrat en önskan om att få uppdraget att ta över statlig it-drift och skapa en statlig molntjänst så kan inte tanken att angelägenheten att få affären i hamn kanske inte var helt odelad helt viftas bort.

SKI

SKI:s upphandling är en förnyad sådan så man får anses ha mera erfarenhet på området än SSC.

Av teoretiska och praktiska orsaker är jag tilltalad av SKI:s inriktning att använda definitionen ”funktion för e-arkivering” även om det finns aningen av ironi i motstridigheten när funktionen beskrivs som

I definitionen av funktionen för e-arkivering beskrivs e-arkiv i termer av vad e-arkivet ska klara av, vilka behov som ska tillgodoses, snarare än vilka funktioner som ska finnas.

Detta är en betydligt mer öppen upphandling i meningen att det finns möjlighet för kunderna att använda avtalet både för att kunna köpa en molntjänst och för att köpa en applikation för egen drift. I alla fall hypotetiskt minskar det risken för den koncentration som föranledde kravet på SUA för SSC. SKI har alltså valt att inte göra en SUA, helt korrekt enligt mig. Det ger också kunden möjlighet att lägga till egna säkerhetsåtgärder i en applikationsdrift och anpassa applikationsdriften till egna skyddsnivåer.

Att flera leverantörer finns på ramavtalet minskar inte bara koncentrationen av information utan gör också lättare att välja en leverantör som motsvarar den egna kravbilden utöver det som står i ramavtalet. Jag tror (med betoning på tror) att ramavtal är en bättre lösning även ur säkerhetssynpunkt om det är oklart vad en mellanliggande myndighet ska tillföra eftersom kunden då har möjlighet att ha direktkontakt med leverantören.

Applikationsdrift i all ära men för mindre verksamheter kan molntjänster innebära en mycket bättre säkerhet än vad man kan skapa själv (har redan skrivit om detta ett antal gånger så jag vevar inte argumentationen ytterligare en gång).

Inte heller i SKI:s upphandling finns skyddsnivåer definierade även om informationsklassning nämns som en del i de konsulttjänster som kan avropas. Krav på certifiering ställs inte och säkerhetskraven är inte frilagda på samma sätt som i SSC:s upphandling. Likaså är många kraven av samma något diffusa karaktär som i SSC:s upphandling. Det är därför svårt att på rimlig tid skapa en bild av hur den tänkta säkerhetsarkitekturen ser ut. Jag tror dock att det varit enklare att hitta fram till ett samförstånd i denna upphandlingstyp än i den konkurrenspräglade dialogen som SSC valde som upphandlingsform.

Slutsatser

Ett problem med båda upphandlingarna är att det är svårt att se vilka riskbedömningar som gjorts och det är även svårt att se något systematiskt arbete som föranlett de säkerhetskrav som faktiskt ställts. Jag uppfattar det inte som att säkerhet varit en väl analyserad fråga i upphandlingarna även om SSC drämde i med storsläggan säkerhetsskydd. Generellt skulle jag vilja hävda att kunden som använder SKI:s ramavtal har större möjlighet att påverka säkerheten i sin informationshantering än den tänkta kunden hos SSC. Hur stora koncentrationer av information ska hanteras är en fråga på nationell nivå där jag inte tror att säkerhetsskydd är lösningen.

I båda fallen har (eller skulle ha haft) kunden ett drygt arbete att analysera sitt säkerhetsbehov innan en tjänst kan tas i drift. En from förhoppning är fortfarande att ta fram gemensamma skyddsnivåer till gagn både för kunder och leverantörer. Ytterligare en önskan skulle vara att tydligare utgå från de tilltänkta kundernas situation och möta dem där de är.

Om ett nationellt ”e-arkiv” ska byggas upp bör behov och lösningar analyseras mycket mer noggrant. Det handlar om både organisation, tjänster och infrastruktur. De utredande ansatser som gjort av SSC övertygar mig inte om att denna myndighet är rätt instans för detta uppdrag. Under en övergångsperiod menar jag att den realistiska lösningen är att upphandla tjänster. En observation som kan göras är att den organisation som har till uppgift att göra upphandlingar är den som lyckas. En lärdom av detta kan vara att uppmärksamma hur komplicerad själva upphandlingsprocessen är och att den bäst sköts av en organisation med expertkompetens.

Att ha icke-koordinerade lösningar mellan stat och kommun/region är olyckligt. Eftersom informationen flödar mellan arkivbildare bör det konceptuellt vara samma typ av lösningar. Här finns även möjlighet att ge stöd för de privata utförarna av offentliga uppgifter – ett område som nu tycks bortglömt.

Slutligen vill jag, som så ofta, understryka betydelsen av att Riksarkivet tar ett betydligt större ansvar för e-arkivfrågan. Det gäller både operativt i rena kravställningar men också strategiskt. Redan nu görs enorma informationsförluster vilket borde sporra Riksarkivet till att göra det till sin huvudfråga. Föreställningen om att e-arkiv handlar om att överföra information från ett system till ett annat måste överges och de stora informationsarkitekturerna prioriteras.

För att lyckas med krävs mycket stora insatser. Två viktiga steg menar jag är att befria SSC från uppdrag inom e-arkivområdet och att inse att det som nu kallas e-arkiv egentligen är ett informationshanteringssystem som inte löser den långsiktiga arkivfrågan. Därefter bör ett nytt uppdrag skapas.  Grunden för ett sådant uppdrag bör vara att staten nu (och sannolikt inte under överskådlig tid)inte har förutsättning att utveckla informationshanteringslösningar i den omfattningen själv. Att omforma eller kopiera SKI:s ramavtal så att även statliga myndigheter kan använda det är ett sätt att skapa förutsättningar för en mogen marknad där leverantörer kan se en långsiktighet som gör att de vågar investera i utveckling.

Tillägg 2019-02-10: Uppmärksamma läsare har hört av sig och sagt Kammarkollegiets ramavtal ”Informationsförsörjning” innebär en möjlighet för alla aktörer inom offentliga sektor att upphandla e-arkivlösningar för installation i den egna miljön. Definitionen av e-arkiv är på samma sätt som övriga sparsmakad och på samma gång förbryllande, arkivarie som jag är har jag svårt att uppfatta skillnaden mellan arkivering och långtidsarkivering:

Anbudsgivare ska erbjuda minst en programvara för e-arkiv för installation i kunds it-miljö.
Med e-arkiv menas en programvara för arkivering och långtidsarkivering av handlingar för
installation i kunds it-miljö

Naturligtvis borde jag nämnt avtalets existens. Jag har dock redan i ett tidigare inlägg beskrivit hur jag försökt få svar på vilken säkerhet dessa leverantörer kan erbjuda utan att lyckas (ingen svarade). Dessutom går ramavtalet såvitt jag kan se ut den sista november i år. Att avtalstiden snart går ut ökar möjligheterna för att ta ett större grepp om frågan.

 

E-arkiv – efter 4 år blev det en tummetott (kanske)

I augusti 2014 fick den då relativt unga myndigheten Statens servicecenter ett uppdrag av regeringen att i samverkan med Riksarkivet samt sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv. Efter dryga fyra år avbryter man nu upphandlingen med hänvisning att det endast inkommit en kvalificerad sökande och att priset är för högt. 

Detta är mycket bekymmersamt. I en fråga som varit akut i ett par decennier, nämligen det långsiktiga bevarandet av den information som genereras i myndigheter, kommuner och landsting, har myndigheter blivit intalade att det snart kommer en lösning på deras problem. Så sent som för en månad sedan deltog Statens servicecenter på Arkivforum och trumpetade ut att man nu var i mål och att myndigheter skulle kunna ansluta sig till tjänsten inom ett halvår.

Ur Arkivforums program den 8 november 2018

Sedan detta. Det skulle vara frestande att ropa ”skandal” men det är intressantare att försöka analysera vad misslyckandet beror på. Själv har jag redan tidigare skrivit om att hela upplägget var märkligt i framförallt två hänseenden. För det första har det hela tiden saknats en övergripande strategi för det långsiktiga bevarandet av digitala handlingar.Det som kallats e-arkiv hos Statens servicecenter är bara en del i en större helhet som ännu inte finns beskriven. Eftersom tjänsten enbart är ett mellanarkiv återstår fortfarande att skapa ett slutarkiv och min obesvarade fråga har varit varför ett mellanarkiv över huvud taget skulle vara intressant i ett digitalt perspektiv. Om information ska överföras från arkivbildaren till en annan myndighet borde det rimligen ske på ett sätt där även slutarkivering ingår eller åtminstone är tydligt planerad. Så är nu inte fallet och för mig förefaller detta bara vara ett prokrastinerande av en oundviklig uppgift.

Den andra frågan är sammanhängande med detta och handlar om Riksarkivets roll och varför information som ska långtidsbevaras först ska mellanlanda hos en annan myndighet. Jag menar att Riksarkivet borde ta ansvaret för denna kärnuppgift i det egna området och beskriva hur ett digitalt mellanarkiv borde utformas för att passa in i en större helhet av bevarande. Att överlåta detta uppdrag till en myndighet utan expertkompetens känns både ologiskt och som ett  stort risktagande.

Det som upphandlingen slutligen fallit på är dock den bristande informationssäkerheten hos leverantörerna vilket framgår tydligt i det beslut som Statens servicecenter tagit angående att avbryta upphandlingen. Av de åtta anbudsgivarna föll sex bort på grund av de inte uppfyllde kraven på informationssäkerhet, en drog sig ur frivilligt och den enda kvarvarande blev för dyr.

Att informationssäkerheten varit en, med ett understatement, underordnad fråga i e-arkivsammanhang är för mig uppenbart både utifrån den enkät jag gjorde i våras och ännu tydligare i de frågor jag ställt till leverantörer. De leverantörer jag frågat och där det finns en stark korrelation med de som lämnat anbud till Statens servicecenter har inte kunnat svara på en enda fråga gällande säkerhet alternativt har aktivt beslutat att inte svara. Detta förhållande borde blivit känt även för Statens servicecenter. Jag har vid förfrågan inte fått ta del av de säkerhetskrav som Statens servicecenter ställt men i dokumentet som offentliggjorts om upphandlingen visar att flertalet leverantörer som lämnat anbud inte kan visa upp ens den mest elementära styrning av säkerhet i sina tjänster.

För mig är det mest förvånande att Statens servicecenter under fyra år drivit ett projekt med syfte att tillgodose myndigheterna med en e-arkivtjänst inte under denna tid vare sig lyckats med att genomföra en relevant marknadsanalys eller med att förmedla information till leverantörerna om informationssäkerhetens betydelse. Har man verkligen trott att leverantörerna jobbar med informationssäkerhet utan att man behöver betona det eller har man bara kört på trots indikationer på att det inte fungerar? Och detta efter Transportstyrelsen och alla de diskussioner som förts om molntjänster och outsourcing?

Nu kan en kritisk läsare tänka att utfallet beror på att Statens servicecenter ställt alldeles orimligt höga säkerhetskrav. Min bedömning är den motsatta. De fallerande anbudsgivarna uppfyller inte ens elementära säkerhetskrav som till exempel att ha en informationssäkerhetspolicy eller kunna visa vilka säkerhetskontroller man genomför. Som sagt; jag har ingen aning om hur säkerhetskraven formulerats i upphandling eftersom det sekretessbelagts. Men om leverantörerna inte ens har ett LIS eller kan beskriva hur det egna säkerhetsarbetet är organiserat måste dialogen mellan upphandlande myndighet och leverantörer gått allvarligt fel. Detta är dessutom en upphandling som skett med så kallat förhandlat förfarande
där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.

Dialogen har syftat till att utforma krav och villkor för om hur en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv på bästa sätt kan utformas.Under dialogen har sökande presenterat och preciserat sin lösning i enlighet med inbjudan till respektive dialogomgång. Sammanlagt har sex (6) dialogomgångar hållits.

Projektet har alltså pågått i fyra år med dialoger med hugade leverantörer. Ändå har man inte fått leverantörerna att inse att de åtminstone måste ha en basal informationssäkerhet för att kunna bli aktuella. För mig bekräftar det mitt intryck av att e-arkivfrågan på alla nivåer varit tämligen konsekvent isolerad från informationssäkerhetsarbetet. I den aktuella upphandlingen har det lett till ett ofruktbart resultat för kunder och leverantörer trots nedlagda resurser. Vad värre är – att arbetet med att ta fram andra lösningar för e-arkiv avstannat hos myndigheterna och därmed en stor förlust av tid.

I sin skrivelse till regeringen förklarar Statens servicecenter att man inte lyckats upphandla en tjänst som är ekonomiskt försvarbar i förhållande till investeringen. Man menar sig dock ha vunnit så viktiga erfarenheter av sina fyra projektår att man vill att regeringen ska ge ett nytt uppdrag till myndigheten för att utreda en lösning där Statens servicecenter upphandlar licenser för drift och lagring hos en annan myndighet.

Jag menar att denna tummetott i form av någon typ av erfarenhet inte bör motivera regeringen att ge Statens servicecenter ett fortsatt uppdrag. Istället bör Riksarkivet få ett uppdrag att ta fram en strategi för långtidslagring av digital information, d.v.s. omfatta både mellan- och slutarkiv. Detta ingår inte specifikt i den pågående arkivutredningens uppdrag  trots att det ändå måste uppfattas vara arkivsektorns kärnuppdrag. Därför bör ett separat uppdrag om detta formuleras som inkluderar arkivteoretiska, informatiska, tekniska, juridiska och organisatoriska aspekter men även på ett djupare plan den informationssäkerhet som måste inarbetas i lösningen. En mycket omfattande men oundgänglig uppgift för utredningen är också att ta fram strategier för att lagra de allt mer komplexa informationsinfrastrukturer som byggs upp med både offentliga och privata aktörer. I dag tycks fortfarande e-arkiv ofta handla om att ”arkivera” enskilda system trots att det inte är så verkligheten ser ut.

Man kan tycka att detta i onödan drar ut på tiden men för mig är detta en nödvändig grund för det digitala långtidsbevarandet och i förlängningen det digitala samhället. När utredningen är klar och beslut fattats om inriktning bör expertmyndigheten Riksarkivet vara beställare av de tekniska lösningarna där mellanarkivet kanske kan vara förlagt hos Försäkringskassan. Slutarkivet måste dock, anser jag, finnas hos Riksarkivet.  I detta kan jag inte se att Statens servicecenter kan spela någon väsentlig roll.

Och återigen är mitt credo: är det någonstans informationssäkerhet behövs så är det i e-arkiv!

E-arkiv och informationssäkerhet del 1

För mig är informationsförvaltning och informationssäkerhet nära sammanhängande frågor med många gemensamma förutsättningar och problem. Det största gemensamma problemet är kanske att de sällan integreras sinsemellan och inte heller med det som kallas digitalisering. Eftersom jag fått uppdrag att skriva en bok om dessa frågor började jag fundera på hur jag skulle få en bättre bild av hur sambanden ser ut i praktiken. En fråga som utkristalliserade sig var e-arkiv som en del av informationsförvaltningen.

För att kunna förstå frågan på rätt sätt är det viktigt att först analysera betydelsen av ”arkiv” och därmed av ”e-arkiv”. Trots att det både säljs och köps s.k. e-arkivlösningar finns det ingen definition av vad detta skulle kunna vara. Jag kommer att återkomma till denna fråga i ett senare inlägg men här nöjer jag mig med att utgå från att e-arkiv är en process för att långsiktigt bevara digital information med autenticitet, spårbarhet, konfidentialitet, sökbarhet samt med processuella värden i behåll. Samtliga dessa krav kan finnas i olika grad beroende på den information som ska bevaras. Den som delar min bedömning om vad ska ses som ett e-arkiv är sannolikt beredd på att acceptera att informationssäkerhet och e-arkiv har starkt inbördes beroende. Min utgångspunkt är också att en stor del av allmänna handlingar ska bevaras över tid liksom en inte obetydlig del av den information som produceras i privata verksamheter. Även om kraven på konfidentialitet och tillgänglighet i de flesta fall klingar av så är ändå slutsatsen att e-arkivlösningar måste kunna erbjuda minst lika bra informationssäkerhet som de digitala lösningar som hanterar informationens mer aktiva skeden. För e-arkivet ökar istället kraven på autenticitet som kan sägas vara en kombination av spårbarhet och riktighet. Genom den aggregering av information som planeras i många e-arkivlösningar ökar också kraven på att skydda mot obehörig åtkomst. Utan att utveckla detta ytterligare så måste med dessa förutsättningar ett mycket aktivt informationssäkerhetsarbete omge e-arkiven med riskanalyser och informationsklassning m.m. på minst samma nivå som för andra digitala lösningar.

I en allt mer digital värld är jag också mycket nyfiken på hur dessa frågor ska lösas nationellt och om vi inte måste tänka på ett annat sätt när det gäller det långsiktiga bevarandet än vad vi gjort när det gäller pappershandlingar. För den oinvigde har Riksarkivet varit slutarkivet för de allmänna handlingar som produceras i statliga myndigheter som i långsam process likt sedimentering vandrar från aktivt skede via mellanarkiv till slutlagring. Digitaliseringen gör hela denna process onödig, de digitala handlingar som ska bevaras för eftervärlden skulle kunna överföras till slutarkiv i samma ögonblick som de skapas och en kopia hanteras i verksamheten. Ändå tycks tankegången fortfarande var densamma i praktiken och någon slags mellanarkiv för digital information byggas upp av Statens Servicecenter som outsourcar tjänsten till något av de stora leverantörerna. Jag ställer mig frågande till hela tanken i detta, att tjänsten byggs upp inte av den myndighet med ansvar och kompetens inom arkivområdet utan en annan, men också inför hur erbjudandet eller påbudet uppfattas av de myndigheter som förväntas delta.

Detta är bakgrunden till att jag i början av 2018 skickade ut en enkät till samtliga myndigheter, regioner/landsting och kommuner med följande frågor:

  1. Har ni tagit fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt 3 kap 1 § i RA-FS 2009:1? Om ja skulle jag, om möjligt, vilja ta del av den.

  2. Har ni en egen e-arkivlösning eller planerar ni att köpa en tjänst för det eller på annat sätt anlita utomstående?

  3. Om ni planerar att köpa en tjänst eller anlita utomstående: ser ni det som ett mellanarkiv? Vilken tidshorisont har ni för nyttjandet av tjänsten?

  4. Har ni en Plan för informationssäkerhet enligt 6 kap RA-FS 2009:1? Om ja skulle jag, om möjligt, vilja ta del av den.

  5. Om/när ni tagit fram en egen e-arkivlösning alternativt anlitat utomstående för tjänsten, har detta då föregåtts av en riskanalys och informationsklassning?

  6. Vilka är, som ni ser det, de viktigaste kraven på informationssäkerhet när det gäller e-arkiv?

Ur offentlighetsperspektivet är svarsfrekvensen dyster för detta är hur många som svarat till dags dato trots att förfrågan även innehöll en begäran om att få ta del av allmän handling:

62 kommuner (21 % av samtliga tillfrågade)

8 regioner/landsting (40 %)

86 myndigheter (24 %)

Några noteringar kan göras rörande de svarande. Bland kommuner är det påfallande att det snarare är de små kommunerna som ansträngt sig för att svara än de medelstora eller stora. Bland myndigheterna har universitet och högskolor varit exceptionellt bra på att svara (75 %). Av de myndigheter som ingår i eSam som är

 ”ett medlemsdrivet program för samverkan mellan 24 myndigheter och SKL. Samarbetet syftar till att underlätta och påskynda digitaliseringen av det offentliga Sverige.”

och som bland annat drivit på frågan om öppna data är det knappt hälften av de ingående myndigheterna som svarat på enkäten. Här skulle man kanske kunna önska litet mer av att leva som man lär och en vilja att förmedla information även i praktiken.

Hela tanken så som den formuleras idag är att ett ”e-arkiv” på något sätt är en applikation i egen regi, i samverkan, hos en myndighet eller i form av en molntjänst. Därför tyckte jag också att det var intressant att ställa frågor till olika typer av leverantörer hur de formulerat säkerhetskraven på sina lösningar. Här var svarsfrekvensen extremt låg när jag ställde dessa frågor:

  1. Kan ni redovisa på vilket sätt ni arbetat med informationssäkerhet i tjänsten?

  2. Vilka ser ni som de främsta informationssäkerhetsriskerna kopplade till tjänsten?

  3. Kan ni erbjuda tjänsten på olika skyddsnivåer? Är alla typer av information möjlig att hantera i dem?

  4. Vilka krav ställer ni på eventuella underleverantörer?

  5. Hur ser ni på ert ansvar i förhållande till användarna av tjänsten då det gäller att uppnå tillräcklig informationssäkerhet?

  6. Har ni ett eget internt ledningssystem för informationssäkerhet (LIS)?

  7. Har ni en utpekad informationssäkerhetsansvarig i er organisation?

  8. Har ni ett eget standardförslag på personuppgiftsbiträdesavtal och är det i så fall möjligt för mig att få ta del av?

  9. Är tjänsten planerad för att klara NIS-direktivet och civilt försvar?

Jag har på dessa frågor inte fått ett enda svar som inte varit av typen ”varför ställer du de frågorna” eller ”kan vi ta det per telefon istället”. Statens Servicecenter var dock mycket snabba och tillmötesgående och skickade över kravspecifikationen de använt när de försökt upphandla tjänsten e-arkiv. Min slutsats är att leverantörerna:

  1. Inte fått tydligt formulerade säkerhetskrav på sina tjänster

  2. Inte har tagit fram ett generellt presentationsmaterial som redovisar vilken säkerhet som deras tjänster erbjuder.

Att säkerhet i tjänsten inte är självklara frågor ser jag som mycket bekymmersamt och som en klar brist på mognad hos dessa tjänster vilket också komplicerar situationen för särskilt mindre organisationer som planerar att upphandla ett ”e-arkiv”.

I nästa blogginlägg kommer jag att redovisa de svar som inkommit från kommuner, landsting/regioner och myndigheter.

En notering i marginalen om kontroll över informationen

Som så många andra som arbetar med informationssäkerhet läser jag nu med stort intresse den granskning som på regeringens uppdrag genomförts av Transportstyrelsens upphandling av förändrad it-drift.

Det finns ett antal faktorer till den olyckliga händelseutvecklingen som förtjänar uppmärksamhet och säkert kommer att fortsätta att penetreras. En aspekt som jag menar borde analyseras närmare än vad som skett i granskningen är myndigheters (och även andra organisationers) behov av generell kontroll över sin information. För mig framstår att ha kontroll över vilken information som finns i organisation samt hur den hanteras som den mest basala förutsättningen för att uppnå en fungerande informationssäkerhet.

För myndigheter är detta inte krav kopplat enbart till informationssäkerhet utan finns även i offentlighetslagstiftningen och i arkivlagen. De allmänna handlingarna ska vara redovisade och snabbt återsökbara. I praktiken innebär det att en myndighet (inklusive kommuner) måste ha kontroll över den information som skapas, inkommer och på olika sätt hanteras i verksamheten.

Det hjälpmedel som används för att skapa den eftersträvade kontrollen kallas ofta dokumenthanterings- eller informationshanteringsplan. Det finns inget legalt krav på att ta fram dessa planer men realistiskt sett är det nödvändigt att ha den här typen av planer, oavsett vad de kallas, för att kunna systematiskt kunna beskriva vilken information som finns.

I fallet Transportstyrelsen skulle ett sådant verktyg kunnat ge ett bra stöd inför en eventuell outsourcing eftersom, rätt utformad, skulle planen ha identifierat vilken information som skulle ingå i upphandlingen och vilket krav på skydd ur olika hänseenden (säkerhetsskydd, personuppgifter m.m.) som måste tillgodoses.

Mitt intryck är att många myndigheter inte har de informationshanteringsplaner som vore nödvändiga för kontroll av informationshantering. De planer jag sett är ofta antingen fragmentariska (d.v.s. omfattar endast delar av verksamhetens informationshantering) eller inaktuella. Vanligt är också att de i alltför hög grad bara redovisar information som ser ut som ”dokument”.

Detta mitt intryck kan vara helt fel men jag tycker det vore en angelägen uppgift för Riksarkivet att utreda och göra till en prioriterad fråga. Med konsekvent användning av informationshanteringsplaner skulle inte bara offentlighets- och arkivbehovet kunna tas om hand utan det skulle också kunna utgöra ett väsentligt steg mot en stärkt informationssäkerhet. Och vara ett konkret samarbetsområde för informationssäkerhetsmänniskor och arkivarier! I all enkelhet tror jag inte att svensk förvaltning kommer att klara den pågående digitaliseringen utan betydligt bättre samordning, i annat fall kommer händelser liknande den på Transportstyrelsen att bli återkommande.