Vårt behov av autenticitet

Jag fortsätter succékonceptet att blogga om obskyra ämnen med en mycket begränsad grupp av intresserade. Förra gången utredningsväsendet, nu behovet av autenticitet. Upprinnelsen till detta inlägg är att jag fick uppdraget att prata om äkthet på en konferens och då började fundera mer intensivt på frågan – tack för det FALK! Detta blogginlägg ska ses som en bråkdel av vad jag anser behöver belysas gällande autenticitet.

Utgångspunkten var att både ur ett arkiv- och ett informationssäkerhetsperspektiv finns ett grundläggande intresse av att kunna skapa och upprätthålla autenticitet på olika nivå i informationshanteringen. Att notera är att autenticitet vid sidan om skydd mot obehörig åtkomst också är det historiskt sett mest konsistenta intresset både för arkivverksamhet och för informationssäkerhetsområdet. Dessutom är vissa tekniska åtgärder för att på olika sätt skapa autenticitet så grundläggande att vi inte ens reflekterar över dem, från underskrift på pappersdokument till olika digitala autentiseringslösningar. Detta till trots är autenticitet som begrepp och tillämpning påfallande sällan diskuterat. Slagningar i Libris och Diva antyder att när autenticitet explicit diskuteras gäller det i allra flesta fall kulturminnesvård, konst eller möjligen kvalitet. Inte ens som autenticitetens betydelse i relation till juridiskt bevisvärde har skapat några större textmängder vilket påpekas i en av de få avhandlingar från senare år som har detta tema (Om informationstekniskt bevis av Jonas Ekfeldt). De många utredningar som genomförts rörande digitalisering har inte fördjupat sig autenticiteten utan den nämns endast flyktigt som i SOU 2018:25 Juridik som stöd för förvaltningens digitalisering där ordet autenticitet finns med två (!) gånger på 562 sidor. Visserligen diskuteras signaturer i ett avsnitt men som jag ser det är det enbart en delmängd av frågan och här presenterad helt utan större kontext. Det enda glädjeämnet är en tio år gammal text av Kenneth Hänström, numera landsarkivarie i Härnösand.

Ett första steg för många för att förstå begreppet autenticitet är att gå till de standarder som ofta tillmäts kvaliteten att kunna ge definitioner. Jag har här valt två centrala standarder för området som även fått förleden SS för att ange att de ska ses som svenska standarder. Den första är SS-ISO 15489_1 2016 som är en standard för hantering av verksamhetsinformation till vilken allt oftare arkivarier hänvisar. Ur ett arkivperspektiv är möjligheten att bedöma graden av autenticitet en nödvändig förutsättning för i princip alla moment i hanteringen och det är därför av intresse att se vilket stöd standarden ger för att närma sig frågan. Trots att den alltså är en svensk standard finns den ännu inte, såvitt jag kan se, översatt till svenska. Inga förändringar har dock gjorts från en tidigare version av standarden som hade följande svenska definition:

  • Att handlingen visar att den är vad den utger sig för att vara,

  • Att den är skapad eller skickad av personen som uppgett sig för att ha skapat eller skickat in handlingen

  • Att handlingen blivit skapad eller inskickad i den angivna tiden

Även bortsett från den förvirrande användningen av begreppet ”handling” som skapar så mycket språkförbistring när arkivarier ska kommunicera den övriga mänskligheten (det är liksom både bärare och informationsinnehåll på en gång) så är denna definition fertil grogrund för ett antal frågor. Som det första cirkelargumentet att handlingen (som bärare gissar jag) i sig demonstrerar något som ger autenticitet. Som att den tycks se autenticitet som ett binärt begrepp; antingen är handlingen autentisk eller inte. Som att autenticitet på något vagt sätt har med post att göra. Som att autenticitet är knuten till en enskild person.

Om vi istället går över till informationssäkerheten och ser vad den svenska terminologin som SIS gav ut 2015 säger blir frågorna inte färre. Där uppges följande:

autenticitet authenticity äkthet avseende uppgivna uppgifter; särskilt rörande påstådd identitet och meddelandens ursprung och innehåll

Den tekniska process vari äktheten, autenticiteten bekräftas kallas autentisering. Denna kontroll kan avse entiteter såsom användare, processer, systemkomponenter och informationsobjekt

Pluspoäng för att man nämner ordet ”äkthet” och att autentisering kan gälla olika typer av komponenter. I övrigt är det rätt svårt att förstå vad som egentligen kännetecknar autenticitet. Vad som mest intresserar mig är dock att autenticitet valts bort som en central dimension av informationssäkerheten i ISO 27000:s tolkning. Istället har riktighet upphöjts till en av de tre särskilda omnämnda värdena och då med denna betydelse (fortfarande enligt terminologin):

riktighet integrity skydd mot oönskad förändring

Definitionen ser till skyddet medan egenskapen ”riktighet” får förstås implicit som typ oförändrad information. Jag har svårt att förstå denna prioritering mellan begreppen. Hur man kommit fram till den är som eljest i standardsammanhang dolt, de diskussioner, överväganden och möjligen utredningar som lett fram till olika ställningstaganden finns inte presenterade någonstans. Bristen på den transparens och strävan efter delaktighet som finns inom exempelvis akademin saknas då standarder etablerar sina sanningar.

Riktighet kan i bästa fall ses som en delmängd av det större begreppet autenticitet. Därför bör autenticitet eftersträvas som ett huvudmål snarare än riktighet, en uppfattning som skulle varit rimlig redan innan det digitala samhälle vi nu har fötts. När information hela tiden skapas, transformeras och kommuniceras med oändliga möjligheter att avsiktligt eller oavsiktligt göra den missvisande vad det gäller upphov, kvalitet och intention borde autenticiteten vara en naturlig fokalpunkt för informationssäkerhet, digitalisering och arkiv. För att inte tala om AI och deep fake.

Informationssäkerhet och valet av riktighet framför autenticitet – varför blev det så? Bortsett från min generella hypotes om den anti-intellektuella hållning som präglar området är en spekulation att riktighet valts p.g.a. många i branschen rekryterats från it-hållet och därför känner sig bekväma med ett databassynsätt, d.v.s. att information i ett system ska skyddas mot förändring. Eftersom denna snäva beskrivning av risker är otillräcklig sett till verkliga organisationers behov har man därför behövt gå in och trixa med begreppet spårbarhet för att få någon slags relevant beskrivning. Därav det neurotiska förhållandet till spårbarhet, ett begrepp som är så tabuiserad att det inte ens går att diskutera för de rättroende. Synd tycker jag vilket jag skrivit om här.  Mitt förslag för att få en mer täckande beskrivning av förhållanden som behöver beskrivas är att använda konfidentialitet, autenticitet, spårbarhet och tillgänglighet. Riktighet kan då placeras in under paraplyet autenticitet som en nödvändig men inte på långt tillräcklig aspekt att bedöma. Dock räcker inte de definitioner som de två standarderna ger för att fylla det behov av att beskriva informationens äkthet som vi har i digitaliserad värld.

Hur ser då detta behov ut? Kärnan i frågan är att kunna säkerställa en informationsmängds kvalitet i form av ”äkthet”. För att ytterligare ringa in vad som åsyftas så består autenticiteten inte bara av att informationen är oförändrad (det som åsyftas med riktighet) utan även att den är giltig vilket också kan formuleras att den har ett bevisvärde. Som ett enkelt exempel: för att ett avtal ska kunna ha ett bevisvärde räcker det egentligen inte med en signatur även om det accepterats under lång tid. Vad som krävs är att det går att härleda vem det är som undertecknat men framför allt om denna någon hade mandat att underteckna avtalet o.s.v. Det är inte heller så att en tavla signerad med namnet Picasso övertygar alla som en äkta dyrgrip. Den kanske bästa och enklaste illustrationen av bevisvärdets betydelse för autenticiteten finns att hämta i utvecklingen av sedlarnas historia som betalningsmedel. De första sedlarna var egentligen kvitton på insatta medel hos en bank. Kvittot kunde sedan användas för att på ett smidigt sätt kunna sköta betalningar utan att behöva släpa omkring högar av metaller. För att denna effektivisering av ekonomin skulle kunna vara möjlig krävdes institutionella förutsättningar för att den enskilda sedeln skulle accepteras som autentisk och inte som vilken papperslapp som helst. Det räcker inte med att siffrorna på sedeln är ”riktiga” utan den måste också omges andra skyddsåtgärder för att kunna accepteras som äkta.

Jag laborerar med tanken att se autenticitet som en inversion av källkritikens principer. Det betyder att autenticitet inte är binärt utan en glidande skala av möjlighet att bedöma äktheten, beroenden, tendens, tidsförhållanden, närhet till händelsen o.s.v. De tekniska lösningarna kan sägas ”låsa” den organisatoriska kontext som omgett informationen i olika skeden och därmed ge ett bevisvärde. I ett långsiktigt måste de organisatoriska förhållandena som skapar autenticitet kunna återskapas på ett säkert sätt även om tekniska lösningar förändras och information migreras (kedja som ej bryts). Inom arkivområdet används begreppet proveniens för att beskriva förhållandet mellan information, organisation och i förlängningen äkthet.

Frågan om autenticitet är principiellt densamma i digitala som i analoga informationsmängder. Komplexiteten har dock växt explosionsartat från det kinderägg-tillstånd där information, bärare och autenticitetsskapande faktor var oupplösligt sammanfogade som i ett undertecknat pappersavtal. Genom digitaliseringen lever dessa tre komponenter sina egna liv där samma informationsmängd kan finnas på ett otal antal bärare och med olika nivå av autenticitet. Direkt rafflande blir det med funktioner som ”Dela dokument” i Office 365 där mottagaren får ett dokument som inte behöver vara detsamma eller ens finnas kvar när mottagaren tar fram det en andra gång i sin e-post.

Att skapa autenticitet momentant skulle i sig vara en rejäl utmaning men för att strö ytterligare salt i såren så är kravet på autenticitet utan slut eftersom trots det information over flow vi lever i så måste ansenliga mängder av den information som skapas bevaras under lång tid eller för evigt. Kraven på att kunna arkivera information på ett säkert sätt är självklart inte mindre nu än tidigare. Det betyder att tilltron till informationens autenticitet inte bara ska kunna upprätthållas i ett år utan i 100 eller 1000 år för många informationsmängder. Tänk patientjournaler, tänk urkunder i statsförvaltningen, tänk instruktioner för hanteringen av utbränt kärnbränsle, tänk mätvärden av klimatet…. Att med detta perspektiv se det mycket begränsade resonemangen om exempelvis, e-leg, e-signaturer och e-arkiv känns frustrerande.

I en tid då vi pratar så mycket om fake news och risken för negativ informationspåverkan borde verktygen för att skapa och upprätthålla autenticitet slipas. Det finns redan viss teori om proveniens och processuella värden som skapar autenticitet inom arkivdisciplinen liksom en rad techne-åtgärder inom informationssäkerhetsområdet för autentisering och validering t.ex. Dessa kunskapsområden borde dock tillåtas expandera och dessutom befrukta varandra för att vi ska komma närmare strategier för att skapa den autenticitet som krävs på både kort och lång sikt. Det som hindrar detta tror jag är den korta händelsehorisont som gör att vi plumsar in i jättelika digitaliseringsprojekt utan att se längre fram än möjligen införandeprojektets avslut. Bristande strategisk inriktning, kunskapsutveckling och samarbete mellan ansvariga myndigheter är en annan. Group think inom informationssäkerhets- respektive arkivarieskrået som skapar en oförmåga att famna de stora frågorna en tredje där standardarbetet förefaller ha fungerat som en starkt konserverande faktor framför allt för informationssäkerheten. Sist men inte minst styrningen av digitaliseringen i hög grad överlåtits till leverantörer av tekniska lösningar samt management. För att komma vidare bör vi alltså försöka undanröja ovanstående hinder för att kunna skapa en mer funktionell plattform för att skapa den nödvändiga autenticiteten. När tanken låser sig kan ett trick vara att tänka på att information är dagens hårdvaluta och jämföra med hur sedlar och andra metoder för penningtransaktioner hanteras.

Gästinlägg: Med klassificeringsstrukturen som bas

Detta är ett gästinlägg av Fredrik Granholm, verksamhetsarkitekt i Sollefteå kommun.

”Inget är så starkt som en idé, vars tid har kommit” skrev Victor Hugo. Egentligen tycker jag att den nu inte längre så nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen (RA-FS 2008:4) borde ha fått större genomslag i kommunsverige vid det här laget. Visst, det är många kommuner som infört verksamhetsbaserad arkivredovisning och även börjat skruva till sina dokumenthanteringsplaner (a k a informationsförvaltningsplaner), men därifrån till att arkivredovisningen verkligen implementeras såväl tekniskt som verksamhetsmässigt känns vägen lång.

Kanske ligger en del av förklaringen i att arkivvärlden tidigare in behövt förklara saker för verksamheten på samma sätt tidigare. I den gamla pappersbaserade världen (och den hängde med längre än många tror i den kommunala världen) skötte arkivarien eventuella sökningar efter avställda handlingar. Hän behövde inte förklara så mycket för verksamheten och verksamheten behövde heller inte veta så mycket om hur söket faktiskt gick till.

I och med RA-FS 2008:4 tvingas arkivvärlden och resten av verksamheten mötas på ett helt annat sätt än tidigare. Intentionerna med RA-FS 2008:4 är ju, vilket framgår tydligt av vägledningen ”Redovisa verksamhetsinformation”, att arkivredovisningen (och då främst klassificeringsstrukturen) ska styra informationshantering i såväl diarium som verksamhetssystem. Denna intention stöder jag för övrigt till fullo!

Men…som säkert många av er som läser Fias blogg vet så är det lättare sagt än gjort att skapa dylika styrningar. Förutom det hästjobb som många av er lagt ned på att beskriva verksamhetsprocesser, uppdatera dokumenthanteringsplaner, eventuellt försöka väva in informationssäkerhetsperspektivet (inklusive dataskydd) så ska ni dessutom lyckas få femtioelva systemägare, chefer m fl att förstå vikten av att detta arbete genomförs samt implementeras i diverse system/tjänster.

Jag är själv ingen ”äkta” arkivarie, utan har närmat mig disciplinen via diverse jobb inom informationshantering och verksamhetsutveckling. Jag vill ändå tro att jag har lyckats förstå ganska mycket av RA-FS 2008:4 och vägledningen som nämndes ovan. Jag var bland annat med och startade upp arbetet med att införa den nya arkivredovisningen hos Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Redan då, 2011, kände jag att det var tufft att förklara det värde den skulle kunna tillföra verksamheten. Det var snarare än fråga om att uppfylla Riksarkivets krav på myndigheten.

Eftersom det pågick ett arbete med att införa ett ledningssystem för informationssäkerhet (LIS) på MSB så väcktes idén att försöka slå två flugor i en smäll. Tanken var att en dokumenthanteringsplan rimligen borde kunna beskriva hanteringsregler utifrån såväl ett arkivperspektiv som ett informationssäkerhetsperspektiv. Många av de krav som ställs från respektive håll är trots allt överlappande. Eftersom jag jobbat en tid på ett bolag som hette Astrakan och därför arbetet en del med processmodellering kändes det naturligt att försöka beskriva sambanden med hjälp av grafiska processer.

I och med Riksarkivets föreskrift (RA-FS) 2008:4 ska myndigheter i Sverige redovisa sina handlingar utifrån verksamhetens processer istället för enligt det gamla klassificeringsschemat från 1903. Denna omvälvning har också på allvar börjat slå igenom i kommunsverige, vilket på många sätt är bra och egentligen bara en återspegling av den verkliga informationshanteringen.Dock upplever jag fortfarande, och jag tror att jag är i relativt stort sällskap, att det är svårt att pedagogiskt förklara för kommunens verksamheter hur arkivredovisningen kan hjälpa till att styra upp informationshanteringen annat än i själva arkivet. Därför har jag tagit fram följande grafiska presentation.

Läs mer

En notering i marginalen om kontroll över informationen

Som så många andra som arbetar med informationssäkerhet läser jag nu med stort intresse den granskning som på regeringens uppdrag genomförts av Transportstyrelsens upphandling av förändrad it-drift.

Det finns ett antal faktorer till den olyckliga händelseutvecklingen som förtjänar uppmärksamhet och säkert kommer att fortsätta att penetreras. En aspekt som jag menar borde analyseras närmare än vad som skett i granskningen är myndigheters (och även andra organisationers) behov av generell kontroll över sin information. För mig framstår att ha kontroll över vilken information som finns i organisation samt hur den hanteras som den mest basala förutsättningen för att uppnå en fungerande informationssäkerhet.

För myndigheter är detta inte krav kopplat enbart till informationssäkerhet utan finns även i offentlighetslagstiftningen och i arkivlagen. De allmänna handlingarna ska vara redovisade och snabbt återsökbara. I praktiken innebär det att en myndighet (inklusive kommuner) måste ha kontroll över den information som skapas, inkommer och på olika sätt hanteras i verksamheten.

Det hjälpmedel som används för att skapa den eftersträvade kontrollen kallas ofta dokumenthanterings- eller informationshanteringsplan. Det finns inget legalt krav på att ta fram dessa planer men realistiskt sett är det nödvändigt att ha den här typen av planer, oavsett vad de kallas, för att kunna systematiskt kunna beskriva vilken information som finns.

I fallet Transportstyrelsen skulle ett sådant verktyg kunnat ge ett bra stöd inför en eventuell outsourcing eftersom, rätt utformad, skulle planen ha identifierat vilken information som skulle ingå i upphandlingen och vilket krav på skydd ur olika hänseenden (säkerhetsskydd, personuppgifter m.m.) som måste tillgodoses.

Mitt intryck är att många myndigheter inte har de informationshanteringsplaner som vore nödvändiga för kontroll av informationshantering. De planer jag sett är ofta antingen fragmentariska (d.v.s. omfattar endast delar av verksamhetens informationshantering) eller inaktuella. Vanligt är också att de i alltför hög grad bara redovisar information som ser ut som ”dokument”.

Detta mitt intryck kan vara helt fel men jag tycker det vore en angelägen uppgift för Riksarkivet att utreda och göra till en prioriterad fråga. Med konsekvent användning av informationshanteringsplaner skulle inte bara offentlighets- och arkivbehovet kunna tas om hand utan det skulle också kunna utgöra ett väsentligt steg mot en stärkt informationssäkerhet. Och vara ett konkret samarbetsområde för informationssäkerhetsmänniskor och arkivarier! I all enkelhet tror jag inte att svensk förvaltning kommer att klara den pågående digitaliseringen utan betydligt bättre samordning, i annat fall kommer händelser liknande den på Transportstyrelsen att bli återkommande.

 

Schrödingers information

På trettiotalet presenterade Erwin Schrödinger ett tankeexperiment som illustrerar en tänkt paradox där väldigt små fysikaliska partiklar kan befinna sig i ett så kallat överlagrat tillstånd. Konsekvensen av paradoxen är att en katt i ett slutet rum tillsammans med en instabil atomkärna skulle kunna uppfattas som samtidigt död och levande.

Jag tänker inte fördjupa mig ytterligare i kvantfysiken. Ur mitt perspektiv, som är att kontroll över informationen är centralpunkten både för informationssäkerhet och informationsförvaltning inklusive arkiv, finns det allt fler tillfällen då det är rimligt att använda tankeexperimentet som metafor och prata om Schrödingers information. Det är innebär information som både finns och inte finns på samma gång, något som är negativt för den som vill ha kontroll över sin information. Låt mig ta några exempel.

Det första exemplet är kanske det mest uppenbara och gäller formatet. Trots att jag är mycket pro-digitalisering så får ändå pappret och dess föregångare pergament m.m. sägas ha den stora fördelen att informationen som haft papper som bärare har varit möjlig att ta del av över seklerna. I och med att bärarna blivit digitala sluts cirkeln på sätt och vis då information precis som i gamla glömda teckenformer blir omöjlig att ta del av även om den faktiskt finns. Jag tänker då på den information som finns lagrat på medier och i format som inte längre går att läsa. Diskar som står och dammar, format som ligger som bilagor till mail, gamla applikationer som inte migrerats med till nutiden– oräkneliga exempel kan göras. Trots att de inte kan läsas ligger de kvar för ingen riktigt förmår att ta ställning och hålla i yxan.

Oförmågan att ta tag i yxan och faktiskt gallra är mitt andra exempel. Gallring har kallats arkivariens svåraste uppgift men jag ska inte här gå in på den i och för sig mycket väsentliga frågan om vad som ska gallras utan själva gallringsrutinen. Förutsättningen i myndigheter är att allmänna handlingar (vilket generellt är merparten av den information som myndigheten hanterar) ska bevaras. Undantaget är när ett gallringsbeslut fattats som kan göras av ett antal skäl vilket beskrivs i en av Riksarkivets få vägledande skrifter:

Vanligen syftar gallring till att myndighetens arkiv inte skall tyngas av allmänna handlingar som saknar påtagligt informationsvärde, allmänna handlingar som motsvaras av annan dokumentation i det egna arkivet eller andras arkiv, eller allmänna handlingar som har ett informationsvärde som är starkt begränsat i tiden. I fråga om personuppgifter kan gallring ibland syfta till att skydda enskildas personliga integritet. Rent ekonomiska bedömningar kan också ges mycket stor vikt, t ex när man har serier med få intressanta uppgifter i relation till omfånget.

Det som är själva poängen med gallringsbeslutet är att handlingarna sedan verkligen också förstörs. Ett gallringsbeslut är inte ett förslag utan handlingarna ska faktiskt som Riksarkivet skriver

 ske utan dröjsmål när gallringsfristen har löpt ut eller gallringstidpunkten har uppnåtts.

Detta efterlevs inte alltid. Ibland kan gallringsbeslut vara formulerade som att handlingar ”får” gallras vid en viss tidpunkt vilket kan ge intryck av att alternativet att handlingarna bevaras också finns. Inte sällan har jag i kommuner, landstings och myndigheters bestånd påträffat information som borde varit gallrad och därmed, sett till de fattade besluten, inte finns. Detta skapar naturligtvis en stor potentiell brist på rättssäkerhet för den enskilde där myndighetsbeslut säger att exempelvis en information rörande den enskilde inte finns men det sedan visar sig att den ändå gör det. Det rimmar också mycket illa med dataskyddsförordningen och ger dessutom ett intryck av att kommunen/myndigheten har en dålig ordning där man inte efterlever fattade beslut. Och hur skyddas en information som både finns och inte finns?

Ytterligare ett exempel som jag stött på är hanteringen av loggar. Loggar bör av integritetsskäl i de flesta fall gallras efter kort tid, default 3 månader om inte något annat framkommit vid informationsklassning, och då verkligen tas bort. I många verksamheter separeras dock inte loggarna från verksamhetsinformationen utan följer med i den allmänna back upen vilket gör att de ligger kvar år efter år. Integritetskänslig information från tjänster och passersystem som följer den anställdes alla aktiviteter på jobbet kan finnas kvar trots att många arbetsgivare har loggpolicys som säger något helt annat. Och för en myndighet blir det naturligtvis prekärt om loggarna begärs ut som allmän handling och man då måste ta ställning till om de finns eller inte finns trots att de rent faktiskt finns.

Det mest övergripande exemplet som jag redan tidigare varit inne på i en blogg är all den information som finns i en myndighet och som bedömts inte vara allmänna handlingar. Denna andel av den totala informationshanteringen ser jag som i stark tillväxt på gemensamma file servers, i olika egeninitierade molntjänst typ Dropbox och alla möjliga andra former. Informationen fångas inte upp i dokumenthanteringsplaner eller andra verktyg men finns likaväl.

Jag har inga patentlösningar på hur de här olika situationerna ska hanteras. Min spaning är helt enkelt bara att det är viktigt att vi inte har information som liknar katten i Schrödingers tankeexperiment.