Skriften och minnet

Jag ska nu framföra den något inopportuna åsikten att det dokumenteras för litet i organisationerna. Inopportun eftersom vi fortfarande lever i en tid med oändlig övertro på fragmentiserade mätvärden, checklistor, matriser och inkodande, väl skildrat här. Huvudsak blir bisak och frågan är allt oftare för vems skull allt detta registrerande sker, kanske inte för patienten eller eleven utan för att försörja något multinationellt företags omätliga begär efter data?

Det är inte denna typ av dokumentation jag skriver om här utan snarare när matriser ersätter resonemang och utvecklade bedömningar. För att ta informationssäkerhetsområdet som ett exempel ser jag som regel snarare än undantag informationsklassningar och riskanalyser vars värde kan ifrågasättas, särskilt i det längre perspektivet. Det som återstår efter timmar av nedlagd arbetstid och noggrann analys är alltför ofta en matris eller ett excel-ark utan förklaringar. Deltagare eller roller som ingått framgår inte och inte heller hur resultatet ska hanteras. Men mest saknas på vilka grunder bedömningen gjorts. Att arbeta på det här sättet är som att skriva i vatten.

Skrivandet, när det sker på ett beständigt sätt, är i sig ett stöd för tanken. Medan man skriver formulerar man sina tankar, utvecklar och förtydligar, hittar svagheter, gör synteser och lägger grunden för kommunikation. Man skapar förutsättningar för en diskussion som vaskar fram de bästa praktiska lösningarna.

Både informationsklassningar och riskanalyser ska naturligtvis ske återkommande. En väl dokumenterad tidigare klassning eller riskanalys är ovärderligt stöd då proceduren ska upprepas. Istället för att börja från noll kan man gå igenom vilka faktorer som kvarstår eller ändrats, om man fått fördjupad kunskap som påverkar bedömningarna, om åtgärder vidtagits som påverkar risken eller om lagstiftning tillkommit för att ta några exempel. Utan bra dokumentation kommer inte ens de som deltagit i den förra övningen hur diskussionen gick, än mindre de som kommer till.

Att det organisatoriska minnet skapar effektivitet är en sak. Ytterligare en är att dokumentationens syfte inte enbart är att kommunicera utan det är också ett sätt att aggregera kunskap inte bara i enstaka situationer utan genom att skapa ett större kunskapsunderlag som kan återanvändas i nya situationer. Detta bör även ses som en del i organisationens generella riskarbete. Det skrivna ordet är vår kapsel för kunskap vilket även går att översätta till mänsklighetens utveckling.

Låt mig ta ett sista argument för bättre dokumentation och organisatoriskt minne, nämligen att det är verktyg för att skapa ett sammanhang för de som arbetar i organisationen. En fullödig dokumentation lägger fram de rationella skälen till gjorda bedömningar och motiverar i förlängningen säkerhetsåtgärder. Detta leder till en positiv säkerhetskultur kan växa fram där det är naturligt att samtala om säkerhet och där det är tillåtet att ifrågasätta säkerhetsbedömningar. Den som arbetar med säkerhet behöver inte känna sig pressad och defensiv när någon frågar varför ett visst tillvägagångssätt ska tillämpas eftersom det finns mer än siffra att bygga sin motiverande argumentation på.  KASAM, känslan av sammanhang, var ett begrepp som myntades av  sociologen Aaron Antonovsky på 1960-talet och innebär i korthet att om omvärlden ter sig begriplig, hanterbar och meningsfull så har du lättare att hantera svåra situationer. Jag menar att det organisatoriska minnet är en betydelsefull del i om vi upplever kasam eller inte på vår arbetsplats. Bättre rutiner för att ta fram och återanvända meningsfull dokumentation ökar vår förmåga att känna delaktighet och motverkar stress. Detta är inte på något sätt oväsentligt i dessa dagar då allt fler mår dåligt på jobbet.

Se alltså detta inlägg som en plädering för att skriva bättre och läsa mer. Den som känner sig osäker i sitt skrivande måste få öva, öva, öva och att skriva bra bör uppvärderas och ses som en omistlig kompetens för den som arbetar med informationssäkerhet.

2 reaktioner på ”Skriften och minnet

  1. Fia, ”skriva bra bör uppvärderas” – Du är suverän på att skriva ”begripligt, hanterbart och meningsfullt”. När du nämner en av mina största favoriter, Aaron Antonovsky, blir jag lyrisk – KASAM i denna tid är värdefullt – när så mycket rasar ihop omkring oss – men tillsammans blir vi starka. Tack Fia!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *