E-arkiv – efter 4 år blev det en tummetott (kanske)

I augusti 2014 fick den då relativt unga myndigheten Statens servicecenter ett uppdrag av regeringen att i samverkan med Riksarkivet samt sju pilotmyndigheter utveckla och använda en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv. Efter dryga fyra år avbryter man nu upphandlingen med hänvisning att det endast inkommit en kvalificerad sökande och att priset är för högt. 

Detta är mycket bekymmersamt. I en fråga som varit akut i ett par decennier, nämligen det långsiktiga bevarandet av den information som genereras i myndigheter, kommuner och landsting, har myndigheter blivit intalade att det snart kommer en lösning på deras problem. Så sent som för en månad sedan deltog Statens servicecenter på Arkivforum och trumpetade ut att man nu var i mål och att myndigheter skulle kunna ansluta sig till tjänsten inom ett halvår.

Ur Arkivforums program den 8 november 2018

Sedan detta. Det skulle vara frestande att ropa ”skandal” men det är intressantare att försöka analysera vad misslyckandet beror på. Själv har jag redan tidigare skrivit om att hela upplägget var märkligt i framförallt två hänseenden. För det första har det hela tiden saknats en övergripande strategi för det långsiktiga bevarandet av digitala handlingar.Det som kallats e-arkiv hos Statens servicecenter är bara en del i en större helhet som ännu inte finns beskriven. Eftersom tjänsten enbart är ett mellanarkiv återstår fortfarande att skapa ett slutarkiv och min obesvarade fråga har varit varför ett mellanarkiv över huvud taget skulle vara intressant i ett digitalt perspektiv. Om information ska överföras från arkivbildaren till en annan myndighet borde det rimligen ske på ett sätt där även slutarkivering ingår eller åtminstone är tydligt planerad. Så är nu inte fallet och för mig förefaller detta bara vara ett prokrastinerande av en oundviklig uppgift.

Den andra frågan är sammanhängande med detta och handlar om Riksarkivets roll och varför information som ska långtidsbevaras först ska mellanlanda hos en annan myndighet. Jag menar att Riksarkivet borde ta ansvaret för denna kärnuppgift i det egna området och beskriva hur ett digitalt mellanarkiv borde utformas för att passa in i en större helhet av bevarande. Att överlåta detta uppdrag till en myndighet utan expertkompetens känns både ologiskt och som ett  stort risktagande.

Det som upphandlingen slutligen fallit på är dock den bristande informationssäkerheten hos leverantörerna vilket framgår tydligt i det beslut som Statens servicecenter tagit angående att avbryta upphandlingen. Av de åtta anbudsgivarna föll sex bort på grund av de inte uppfyllde kraven på informationssäkerhet, en drog sig ur frivilligt och den enda kvarvarande blev för dyr.

Att informationssäkerheten varit en, med ett understatement, underordnad fråga i e-arkivsammanhang är för mig uppenbart både utifrån den enkät jag gjorde i våras och ännu tydligare i de frågor jag ställt till leverantörer. De leverantörer jag frågat och där det finns en stark korrelation med de som lämnat anbud till Statens servicecenter har inte kunnat svara på en enda fråga gällande säkerhet alternativt har aktivt beslutat att inte svara. Detta förhållande borde blivit känt även för Statens servicecenter. Jag har vid förfrågan inte fått ta del av de säkerhetskrav som Statens servicecenter ställt men i dokumentet som offentliggjorts om upphandlingen visar att flertalet leverantörer som lämnat anbud inte kan visa upp ens den mest elementära styrning av säkerhet i sina tjänster.

För mig är det mest förvånande att Statens servicecenter under fyra år drivit ett projekt med syfte att tillgodose myndigheterna med en e-arkivtjänst inte under denna tid vare sig lyckats med att genomföra en relevant marknadsanalys eller med att förmedla information till leverantörerna om informationssäkerhetens betydelse. Har man verkligen trott att leverantörerna jobbar med informationssäkerhet utan att man behöver betona det eller har man bara kört på trots indikationer på att det inte fungerar? Och detta efter Transportstyrelsen och alla de diskussioner som förts om molntjänster och outsourcing?

Nu kan en kritisk läsare tänka att utfallet beror på att Statens servicecenter ställt alldeles orimligt höga säkerhetskrav. Min bedömning är den motsatta. De fallerande anbudsgivarna uppfyller inte ens elementära säkerhetskrav som till exempel att ha en informationssäkerhetspolicy eller kunna visa vilka säkerhetskontroller man genomför. Som sagt; jag har ingen aning om hur säkerhetskraven formulerats i upphandling eftersom det sekretessbelagts. Men om leverantörerna inte ens har ett LIS eller kan beskriva hur det egna säkerhetsarbetet är organiserat måste dialogen mellan upphandlande myndighet och leverantörer gått allvarligt fel. Detta är dessutom en upphandling som skett med så kallat förhandlat förfarande
där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem.

Dialogen har syftat till att utforma krav och villkor för om hur en förvaltningsgemensam tjänst för e-arkiv på bästa sätt kan utformas.Under dialogen har sökande presenterat och preciserat sin lösning i enlighet med inbjudan till respektive dialogomgång. Sammanlagt har sex (6) dialogomgångar hållits.

Projektet har alltså pågått i fyra år med dialoger med hugade leverantörer. Ändå har man inte fått leverantörerna att inse att de åtminstone måste ha en basal informationssäkerhet för att kunna bli aktuella. För mig bekräftar det mitt intryck av att e-arkivfrågan på alla nivåer varit tämligen konsekvent isolerad från informationssäkerhetsarbetet. I den aktuella upphandlingen har det lett till ett ofruktbart resultat för kunder och leverantörer trots nedlagda resurser. Vad värre är – att arbetet med att ta fram andra lösningar för e-arkiv avstannat hos myndigheterna och därmed en stor förlust av tid.

I sin skrivelse till regeringen förklarar Statens servicecenter att man inte lyckats upphandla en tjänst som är ekonomiskt försvarbar i förhållande till investeringen. Man menar sig dock ha vunnit så viktiga erfarenheter av sina fyra projektår att man vill att regeringen ska ge ett nytt uppdrag till myndigheten för att utreda en lösning där Statens servicecenter upphandlar licenser för drift och lagring hos en annan myndighet.

Jag menar att denna tummetott i form av någon typ av erfarenhet inte bör motivera regeringen att ge Statens servicecenter ett fortsatt uppdrag. Istället bör Riksarkivet få ett uppdrag att ta fram en strategi för långtidslagring av digital information, d.v.s. omfatta både mellan- och slutarkiv. Detta ingår inte specifikt i den pågående arkivutredningens uppdrag  trots att det ändå måste uppfattas vara arkivsektorns kärnuppdrag. Därför bör ett separat uppdrag om detta formuleras som inkluderar arkivteoretiska, informatiska, tekniska, juridiska och organisatoriska aspekter men även på ett djupare plan den informationssäkerhet som måste inarbetas i lösningen. En mycket omfattande men oundgänglig uppgift för utredningen är också att ta fram strategier för att lagra de allt mer komplexa informationsinfrastrukturer som byggs upp med både offentliga och privata aktörer. I dag tycks fortfarande e-arkiv ofta handla om att ”arkivera” enskilda system trots att det inte är så verkligheten ser ut.

Man kan tycka att detta i onödan drar ut på tiden men för mig är detta en nödvändig grund för det digitala långtidsbevarandet och i förlängningen det digitala samhället. När utredningen är klar och beslut fattats om inriktning bör expertmyndigheten Riksarkivet vara beställare av de tekniska lösningarna där mellanarkivet kanske kan vara förlagt hos Försäkringskassan. Slutarkivet måste dock, anser jag, finnas hos Riksarkivet.  I detta kan jag inte se att Statens servicecenter kan spela någon väsentlig roll.

Och återigen är mitt credo: är det någonstans informationssäkerhet behövs så är det i e-arkiv!

4 reaktioner på ”E-arkiv – efter 4 år blev det en tummetott (kanske)

  1. Många kloka tankar, i synnerhet när det gäller ansvar och en nationell, övergripande roadmap för hur långtidsbevarandet av offentlig digital information skall omhändertas.

    För mig så känns det betydligt angelägnare att ta fram ramverk, riktlinjer, standards m m för att kunna baka in långtidsbevarande av digital information redan i kravarbetet för alla de IT-lösningar som upphandlas/utvecklas, just nu och i närtid, oavsett om det finns ett digitalt nationellt slut- eller mellanarkiv på plats eller inte. Att mota Olle i grind. Att inte behöva genomföra komplexa, omfattande anpassningsprojekt ”sen”, förmodligen betydligt kostsammare, bara för att man parkerat utvecklingsarbetet i avvaktan på en digital slutförvaring…

    Dessutom känns det som ett underbetyg att en myndighet som utvecklar och tillhandahåller ett nationellt digitalt slutarkiv för scannad analog information inte har i uppdrag att även inkludera information som levereras i rätt format redan från början. Säkerhetskraven borde det väl inte vara någon större skillnad på?

    Av egen erfarenhet vet jag att anslutningsarbetet kan vara relativt omfattande, särskilt eftersom det i dagsläget i hög utsträckning sker manuellt, utan programmatiskt stöd, med regelrätt processutveckling, med samtidig utveckling av metodikstöd osv. Trots att jag är en varm anhängare av konsolidering av offentlig finansierad IT-verksamhet har jag ärligt talat lite svårt att se Försäkringskassan ta ansvar för den här hanteringen, i en framtid inte alltför långt bort, när ett stort antal myndigheter står och stampar med sina system, utan att det kommer att inkräkta på Försäkringskassans kärnverksamhet. Finns kapacitetsplanen? Konsekvensanalysen?

    PAn/projektledare införande e-Arkiv

    • Bra synpunkter! Den avgörande svårigheten som jag ser rär dock att det inte går att lösa e-arkivfrågan per system eftersom det är en informationsinfrastruktur som ska bevaras och den frågan kräver nytänkande på en mycket strategisk nivå.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *